Wszyscy przedsiębiorcy na pewno zdają sobie sprawę z tego, że sytuacja finansowa ich firmy musi podlegać stałej kontroli. Przez kogo? Przez różnego rodzaju instytucje zewnętrzne. Niekiedy jest to powodem ogromnego stresu wśród przedsiębiorców. Tym bardziej jeśli taka kontrola nie jest w żaden sposób zapowiedziana.

Jak wygląda taka kontrola? Na czym polega? Czym jest kontrola ksiąg finansowych firmy? I co jeszcze warto o tym wszystkim wiedzieć? Odpowiedzi na wszystkie te i bardzo podobne pytania znajdują się w dalszej części naszego artykułu.

Czym jest kontrola finansowa?

Najprościej rzecz ujmując, kontrola finansowa to jeden z ważnych elementów zarządzania publiczną gospodarką finansową. Celem takiej kontroli jest przede wszystkim zbieranie informacji o działaniach i funkcjonalności firmy. Działania z tym związane pomagają wykryć elementy, gdzie konieczne jest wprowadzenie różnego rodzaju korekt i modernizacji.

Źródło: Pexels

Kontrola finansowa zawsze podlega pewnym zasadom oraz regułom i kontrolujący powinni je wszystkie przestrzegać. Większość kontroli przebiega w bardzo podobny sposób i ma zbliżone procedury. Co dokładnie wchodzi w zakres kontroli finansowej?

• To na przykład sprawdzanie, czy dana ewidencja w prowadzonych księgach rachunkowych jest właściwa i poprawna.
• W działania kontrolne wchodzi również k kontrola poprawności dekretowania wszelkich dokumentów i formularzy, które dotyczą operacji zarówno finansowych, jak i gospodarczych.
• W zakres czynności takich kontroli wchodzi również weryfikacja dokumentów wewnątrz firmy i które związane są z operacjami gospodarczymi oraz finansowymi. Chodzi tutaj na przykład o polecenie księgowania czy oświadczenia.
• To również ocena czy opinia na temat prawidłowości deklaracji podatkowych w ciągu miesiąca.
• Ocena poprawności sprawozdań finansowych oraz wszystkich odprowadzanych składek na znane wszystkim ubezpieczenie społeczne.
• W zakres tych działań wliczyć możemy również ocena, czy dokumenty kosztowe są właściwe w obszarze formalnym i czy wszystko w nich jest jasne.
• To także zagwarantowanie doradztwa w sprawie rachunkowości oraz wszelkich możliwych podatków.
• Nie wszyscy wiedzą, że w ten zakres wchodzi również reprezentowanie danego klienta podczas wszelkich postępować mających na celu wyjaśnianie.

Jakie są trzy rodzaje kontroli finansowej?

• Kontrola wstępna. Są to wszelkie czynności, które dotyczą poprawności dokumentów o zobowiązaniach i należnościach. Tutaj też kontroluje się operacje planowane.
• Kontrola bieżąca. Najprościej rzecz ujmując, jest to kontrola czynności, podczas ich bieżącego wykonywania. Kontroli podlega tutaj wiele aspektów.
• Kontrola następna. To tak zwana kontrola końcowa. Bada zasadność wcześniejszych działań kontrolnych i dokumentację, która ich dotyczy.

Jak przebiega kontrola finansowa w przedsiębiorstwie?

Trzeba pamiętać, że jeszcze przed wszelkimi kontrolnymi działaniami, dany organ powinien zawiadomić o planowanej kontroli przedsiębiorcę. Zazwyczaj robi to w formie dokumentu, który informuje o wszczęciu tego typu działań. Kontrola finansowa w przedsiębiorstwie nie może rozpocząć się później niż 30 dni od doręczenia dokumentu i nie wcześniej niż tydzień.

Zawsze jednak możliwe są pewne sytuacje wyjątkowe. Wówczas organ kontrolujący takiego informującego dokumentu w ogóle nie musi dostarczać. Kiedy taka sytuacja może wyniknąć? Chociażby w przypadku, gdy wcześniejszy audyt uzasadniony jest bezpośrednim zagrożeniem życia albo zdrowia pracowników.

Źródło: Pexels

Kontrola finansowa jest przeprowadzana przez odpowiedniego pracownika organu kontroli. Musi on dysponować specjalną legitymacją, która uprawnia do do przeprowadzania czynności kontrolnych.

Każda firma zobowiązana jest do posiadania tak zwanej książki kontrolnej. Taki dokument powinien zawierać takie informacje jak:

• dane na temat organu, który przeprowadza kontrolę,
• dokładne daty rozpoczęcia oraz zakończenia procesu kontroli finansowej,
• obszar wszystkich podjętych czynności sprawdzających, wchodzących w skład kontroli finansowej.